De l’art d’animer les réunions

22 Déc

BM2

Amis lecteurs, amies lectrices,

vous risquez de trouver paradoxal que je me lance en plein week-end sur un sujet lié au travail. Simple hasard du calendrier qui fait que c’est une fois sortie de mon open space que j’ai le temps de parler de ce qui s’y passe.

Je vais donc traiter d’un thème qui peut-être vous concerne (si tel n’est pas le cas, profitez de votre chance), celui des réunions. Pas question pour autant de me lancer dans un laïus aussi long que l’annuaire téléphonique de Pékin sur leur nombre ou leur pertinence. D’autres l’ont fait avant moi, bien plus brillamment que je ne pourrais y arriver, et le referont probablement dans les jours, les mois, ou les années à venir.

Je vais ainsi vous entretenir de la réunion elle-même, une fois son caractère inéluctable avéré et les heureux élus conviés autour de la table. Prenons aussi l’hypothèse d’une réunion supposément utile, qui réunit un groupe de travail / un groupe projet / un client et son ou ses prestataires dans le but affiché d’obtenir un résultat. Je vous concède que j’émets ainsi beaucoup de suppositions dont on peut questionner le réalisme, mais qui constituent un cadre nécessaire à mon propos.

Bien, une fois tous ces éléments énoncés, vous êtes a priori dans l’ambiance. Nous pouvons donc commencer. Et là, pour garantir l’efficacité de ce temps collectif, deux éléments me paraissent essentiels :

  • Désigner une personne pour mener les échanges. Parfois, l’objectif annoncé ou la fonction des différents intervenants fait que celle-ci est automatiquement identifiée, mais, si tel n’est pas le cas, il est essentiel de trouver quelqu’un pour assurer ce rôle. Une personne qui soit si possible capable à la fois d’écoute et de fermeté pour pouvoir passer la parole lorsque quelqu’un la monopolise, et aider à trancher lorsque le débat devient houleux et/ou s’enlise (ce qui, bien évidemment, est rarement le cas, les parties en présence étant par essence disciplinées et à la recherche d’un consensus acceptable par tous…).
  • Définir un ordre du jour avec un minutage assez précis de chaque étape. Et naturellement s’y tenir. Sans revenir à la méthode pourtant non dénuée de charme du sablier, une ou deux personnes peuvent être chargées de veiller au non débordement du planning établi. Car rien de pire qu’une réunion qui traîne en longueur et use les participants qui finissent par penser davantage à ce qu’ils n’auront pas le temps de faire une fois sortis qu’à ce qui se dit. Rien de pire non plus que de fixer une autre date pour aborder les dimensions non traitées, ou de frustrer l’un ou l’autre en renvoyant le traitement du point qui justifiait sa présence au 32 mars. Cette façon de faire qui peut apparaître un peu rigide à certains est pourtant la plus efficiente : elle permet de remobiliser l’attention en consacrant un temps limité à chaque sujet  et de créer une dynamique. Or, c’est quand l’esprit est alerte que l’on décide le mieux. Il est essentiel à ce titre de limiter la durée totale des réjouissances. Peut-être existe-t-il des contre-théories, mais je soutiens pour ma part qu’après deux heures, la productivité décroît fortement, et qu’il est nécessaire, a minima, d’organiser une pause.

Au-delà de ces règles simples et de bon sens, il est aujourd’hui un fléau qu’il faut autant que possible éviter de laisser s’immiscer autour des tables rondes : celui des mobiles et des connexions réseau ou 3G. Focalisant une grande part, voire toute l’attention des personnes présentes, ces outils qui sont facteurs de progrès pour les salariés mobiles, ne le sont pas lorsqu’il s’agit de se rencontrer de façon constructive pour discuter ou avancer sur un dossier en cours. Le seul ordinateur qui devrait âtre accepté est celui de la personne qui prendra la responsabilité de rédiger le compte-rendu à l’issue de ce rassemblement. Pour les autres, se passer des nouvelles du monde extérieur pendant 60 à 120 minutes pour se concentrer un peu sur le présent ne peut être que salutaire. Certaines entreprises dont je salue l’initiative l’ont bien compris, et, faute d’arriver à discipliner leurs employés en les exhortant oralement à couper leurs téléphones, équipent leurs salles de brouilleurs, à l’image du cinéma.

Enfin, comme je l’évoque plus ou moins depuis le début de ce billet, la réunion ne serait rien sans les humains qui s’y trouvent. Et pour qu’elle soit réussie, il est nécessaire, cela va sans dire mais ça va mieux en le disant, que chacun puisse s’y exprimer.

C’est d’ailleurs là que la présence du meneur de la réunion prend tout son sens. Parce qu’il est utile, comme dans tout groupe, que chacun ait sa place pour que le tout fonctionne. Ce qui implique, dans le cas qui nous occupe, de repérer et faire participer à bon escient les gens réunis selon leur profil :

  • Celui qui parle trop, généralement le plus facile à repérer parce que l’on n’entend que lui. Il a un avis sur tout, a souvent tendance à revenir sur ce qui est acquis et à vouloir imposer son point de vue, lequel peut d’ailleurs varier pour certains aussi vite que la couleur d’un caméléon qui se  déplacerait sur un arc en ciel. Une seule solution :  le canaliser avant que tous les participants ne finissent par se lasser et se retourner contre lui.
  • Celui qui ne dit rien par timidité et/ou parce qu’il aime prendre le temps d’analyser ce qui se dit. Afin de tirer parti de ce qu’il peut apporter, il est nécessaire de ne pas le brusquer, mais de le surveiller du coin de l’œil pour lui donner la parole lorsque l’on sent de sa part un élan pour se prononcer. Un bon observateur saura repérer les micro-signes corporels indiquant cette velléité. Si vous n’êtes pas surentraîné(e), le voir prendre des notes ou chercher une information dans les documents qu’il a avec eux ou qui ont été distribués pour l’occasion sont des signes qu’il cogite et que l’idée sera bientôt prête à être cueillie.
  • Celui qui ne parle pas mais dont il est clair qu’il a un point précis à aborder et qu’il attend le moment de l’évoquer. Si vous le pouvez, désamorcez la bombe au plus vite afin de le soulager et de permettre qu’il s’implique ensuite l’esprit plus léger dans les discussions.
  • Le contradicteur (qui peut être le même que le bavard impénitent), qui n’est pas d’accord avec une ou l’ensemble des orientations prises, et qui, du coup, va empêcher la machine d’avancer, en ne collaborant pas ou en formulant des critiques ouvertes, pouvant viser personnellement untel ou deuxtel. Les réunions n’ayant pas vocation à être des remakes d’O.K. Corral, il importe de lui faire comprendre avec autorité, que, sans proposition positive de sa part pour trouver une solution à ce qui le gêne, il faut qu’il arrête d’agir comme un gamin capricieux.
  • Celui qui est en soutien, ou l’optimiste, élément fondamental pour arriver à un résultat. Afin de bénéficier de son support, il convient néanmoins de bien identifier ce à quoi il tient le plus dans le sujet traité et de lui garantir que cet aspect sera inscrit ou continuera de figurer dans les priorités.
  • Le frustré qui soit est en manque de considération pour les efforts fournis, soit a vu à plusieurs reprises ses propositions refusées (et pour peu qu’il soit timide, vous avez du travail…). Il est indispensable de la valoriser avant qu’il ne bascule vers la contradiction et le désengagement.
  • Le sans avis, qui dit oui à tout, soit par excès d’enthousiasme, soit par manque de personnalité ou de vision sur le sujet. Il a besoin que l’on fasse preuve de pédagogie à son égard, faute de quoi il risque fort, malgré son adhésion, de ne pas agir derrière.
  • Le débarqué, parachuté là par hasard et qui ne comprend pas ce qui se passe. Dans le cas où il se trouverait là, le fait de bien se référer à l’ordre du jour et de récapituler l’état de l’art à chaque étape pour l’aider à s’y retrouver et reprendre le fil.
  • Le planqué, qui n’est là que parce que justement il ne veut rien faire, et vous avez ici l’occasion de recadrer gentiment (ou de faire sortir l’importun avant le début de la réjouissance s’il a simplement vu de la lumière et voulu rentrer).
  • Le technicien, qui aurait souvent beaucoup de choses à dire, mais peine à trouver le moment où il pourra vous parler de langage informatique / revêtement bitumineux / pantone pour l’impression… Il est utile de le faire intervenir parce qu’il maîtrise bien ses propos et les formule avec passion, mais en tâchant de trouver un traducteur ou en l’incitant à vulgariser son propos.

Ce panorama n’est hélas pas complet  mais vous aura donné je l’espère un bon aperçu à la fois de la richesse et de la complexité des rencontres d’affaires. Pour les rendre fructueuses, soyez donc concis(e) (pas comme cet article), précis(e), déterminé(e) et attentif(ve) aux motivations de chacun. Sur ce, cela fait deux heures que j’écris, il est donc temps de vous remercier de votre attention et de vous saluer.

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