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De l’art d’animer les réunions

22 Déc

BM2

Amis lecteurs, amies lectrices,

vous risquez de trouver paradoxal que je me lance en plein week-end sur un sujet lié au travail. Simple hasard du calendrier qui fait que c’est une fois sortie de mon open space que j’ai le temps de parler de ce qui s’y passe.

Je vais donc traiter d’un thème qui peut-être vous concerne (si tel n’est pas le cas, profitez de votre chance), celui des réunions. Pas question pour autant de me lancer dans un laïus aussi long que l’annuaire téléphonique de Pékin sur leur nombre ou leur pertinence. D’autres l’ont fait avant moi, bien plus brillamment que je ne pourrais y arriver, et le referont probablement dans les jours, les mois, ou les années à venir.

Je vais ainsi vous entretenir de la réunion elle-même, une fois son caractère inéluctable avéré et les heureux élus conviés autour de la table. Prenons aussi l’hypothèse d’une réunion supposément utile, qui réunit un groupe de travail / un groupe projet / un client et son ou ses prestataires dans le but affiché d’obtenir un résultat. Je vous concède que j’émets ainsi beaucoup de suppositions dont on peut questionner le réalisme, mais qui constituent un cadre nécessaire à mon propos.

Bien, une fois tous ces éléments énoncés, vous êtes a priori dans l’ambiance. Nous pouvons donc commencer. Et là, pour garantir l’efficacité de ce temps collectif, deux éléments me paraissent essentiels :

  • Désigner une personne pour mener les échanges. Parfois, l’objectif annoncé ou la fonction des différents intervenants fait que celle-ci est automatiquement identifiée, mais, si tel n’est pas le cas, il est essentiel de trouver quelqu’un pour assurer ce rôle. Une personne qui soit si possible capable à la fois d’écoute et de fermeté pour pouvoir passer la parole lorsque quelqu’un la monopolise, et aider à trancher lorsque le débat devient houleux et/ou s’enlise (ce qui, bien évidemment, est rarement le cas, les parties en présence étant par essence disciplinées et à la recherche d’un consensus acceptable par tous…).
  • Définir un ordre du jour avec un minutage assez précis de chaque étape. Et naturellement s’y tenir. Sans revenir à la méthode pourtant non dénuée de charme du sablier, une ou deux personnes peuvent être chargées de veiller au non débordement du planning établi. Car rien de pire qu’une réunion qui traîne en longueur et use les participants qui finissent par penser davantage à ce qu’ils n’auront pas le temps de faire une fois sortis qu’à ce qui se dit. Rien de pire non plus que de fixer une autre date pour aborder les dimensions non traitées, ou de frustrer l’un ou l’autre en renvoyant le traitement du point qui justifiait sa présence au 32 mars. Cette façon de faire qui peut apparaître un peu rigide à certains est pourtant la plus efficiente : elle permet de remobiliser l’attention en consacrant un temps limité à chaque sujet  et de créer une dynamique. Or, c’est quand l’esprit est alerte que l’on décide le mieux. Il est essentiel à ce titre de limiter la durée totale des réjouissances. Peut-être existe-t-il des contre-théories, mais je soutiens pour ma part qu’après deux heures, la productivité décroît fortement, et qu’il est nécessaire, a minima, d’organiser une pause.

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